Die Kunst aussagekräftiger Briefings

Meine Hauptmotivation für ein neues Workshop Format zum Thema Briefings, stammt aus meiner Leidenschaft, die kreativen Fähigkeiten von Menschen und Organisationen zu fördern.

Immer wieder begegnen mir Kommunikationsschwierigkeiten, die gelöst werden wollen, denn nur dann ist die Grundlage für erfolgreiches und zufrieden stellendes Teamwork gegeben. Durch ungenaue Briefings können u.a. endlose Abstimmungsrunden entstehen. Noch frustrierender wird es, wenn im Briefing nicht einmal die Ursache eines Problems bzw. der Kern einer neuen Aufgabe glasklar zu erkennen ist und stattdessen an Symptomen herumgedoktert wird, die in keinem Fall zu befriedigenden Ergebnissen führen. Weder für die Partei, die das Briefing gegeben hat, noch für diejenigen, die das Problem lösen sollen/ die Aufgabe zu erfüllen haben.

Was macht ein aussagekräftiges Briefing aus?

In den meisten Fällen fungiert das Briefing als Anker, wenn es um Herausforderungen und dem Bestreben nach nachhaltiger Problemlösung geht. Ein gutes Briefing ist der Kompass, der die Richtung des kreativen Denk-Prozesses vorgibt. In der sogenannten Briefing-Phase wird die Richtung festgelegt, die die Kreativität des Teams und die Spezifität, die die Ideen an den Anforderungen des Unternehmens festhält, ideal ausbalanciert. Dies klingt einfacher, als es ist. Menschen haben nicht selten unterschiedliche Vorstellungen davon, wie sie eine Aufgabe oder ein Projekt sehen. Diese unterschiedlichen Perspektiven zu erforschen und zu kommunizieren, ist die gemeinsame Herausforderung aller Parteien in einem Briefing-Prozess.

Ich habe mich auf den Weg gemacht, um zu verstehen, welche Methoden funktionieren, wenn es um den Briefing-Prozess geht. Viele dieser Methoden wende ich selbst immer wieder an. Der ständige Dialog mit verschiedenen Menschen, Teams und Organisationen, hat zusammen mit meinem eigenen Verständnis und meinen Erfahrungen zu folgenden Einsichten geführt:

1. Der Briefing-Prozess ist wichtiger, als das finale Briefing-Dokument selbst.

Die Erstellung guter Briefings nimmt oft viel Zeit in Anspruch, nützt allerdings wenig, wenn es darum geht Details rund um die neue Aufgabe oder das anstehende Projekt zu artikulieren. Anstatt sich darauf zu konzentrieren, ein großartiges Briefing-Dokument zu liefern, ist es besser, sich darauf zu konzentrieren, eine aktive, inspirierende und kollaborative Briefing-Sitzung zu ermöglichen, denn in einem kreativen Prozess können die Menschen unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was eigentlich erreicht werden soll und wie sich die Aufgabe definiert. Gemeinsames Verständnis kann durch Dialog besser erreicht werden, als durch Vorgaben. Wir sollten also überdenken, in welcher Art und Weise der Briefing-Prozess angegangen werden könnte, um letztendlich ein klares und unmißverständliches Briefing vorliegen zu haben.

2. Perspektiv-Vielfalt bereits während des Briefing-Prozesses ist gut für die Kreativität.

Die Erforschung verschiedener Assoziationen zu Dingen fördert Kreativität. Unser Gehirn arbeitet auf der Grundlage von Assoziationsketten: Worte, Bilder, Ideen, Konzepte sind miteinander verbunden. Durch die Bereitstellung verschiedener Perspektiven auf die Betrachtung und Herangehensweise an eine Herausforderung, erweitern wir das assoziative Netzwerk des Teams. Dies ist für kreatives Denken entscheidend. Ein empfehlenswerter Ausgangspunkt, um verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen, ist die Ursachenforschung und das Erkunden des Problemraums.

3. Eigenverantwortung als ein zentrales Ziel eines Briefings.

Ein Ziel eines perfekten Briefings ist es, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Beteiligten zu fördern, damit alle ein gemeinsames Verständnis der Projekterwartung haben. Während des Briefing-Prozesses ist es wichtig, sich auf eine erste Richtung zu einigen.

4. Die Moderatorenrolle

„Zwei Köpfe denken besser als einer.“ Diese Meinung herrscht weitgehend vor. Aber: Aufgrund der Komplexität der Gruppendynamik sind mit dem Gruppendenken Risiken verbunden. Moderatoren optimieren die Effizienz von Brainstorming-Sitzungen. Sie/er muss in der Lage sein, das Team bei der Navigation durch das Reich des Ideen-Chaos und bei der Ausbalancierung von Anforderungen und Erkundungen zu führen.

5. Unterschiedliche Probleme erfordern unterschiedliche Briefing-Ansätze.

Jedes Projekt ist auf seine Art einzigartig. Ich rate davon ab, eine standardisierte Vorlage zu verwenden, um die Nuancen verschiedener Projekte zu kommunizieren.

6. Briefing als kontinuierlicher Dialog.

Ein iterativer Ansatz, bei dem kollaborative Prozesse in Zyklen durchgeführt werden, fördert den kontinuierlichen Dialog zwischen Teammitgliedern, was bei der Entscheidungsfindung hilfreich ist. Darüber hinaus wird die Kommunikation von Anforderungen/Erwartungen an das Projekt und der Erkundung verschiedener Optionen gefördert, was nützlich sein kann, um Flexibilität und Spezifität innerhalb des Briefing-Prozess in Einklang zu bringen.

7. Die Balance zwischen kreativer Erkundung und Ressourcen.

Angesichts des Arbeitstempos, das in den meisten Unternehmen vorherrscht, wird die fehlende Zeit für Recherchen oft zu einem echten Schmerzpunkt. Wie kann man also in kürzester Zeit möglichst viele Ideen entwickeln? Wie erreicht man ein gemeinsames Verständnis und ein klares Briefing ohne stundenlange Abstimmungs-Meetings?

Die Art und Weise, wie wir einen Briefing-Prozess durchführen, bedeutet nicht nur, die Zusammenarbeit und die Kommunikation des Teams zu verbessern, sondern auch sicherzustellen, dass die Zeit für das Briefing gut genutzt wird. Ich beginne hier in meiner Arbeit mit Menschen und Teams immer mit der Erstellung individueller Denkprofile.

Das Bewusstsein der eigenen Denkpräferenzen und damit der individuellen Vorliebe ein Problem zu betrachten und zu lösen, fördert Empathie für sich und andere und ermöglicht damit nachhaltige Problemlösung.

Ziel meines Workshops zu diesem wichtigen Thema Briefings ist es nicht, eine perfekte Briefing-Vorlage zu erstellen, sondern verschiedene Methoden vorzustellen, wie Du und Dein Team zukünftig an Briefing-Prozesse herangehen können, um Missverständnisse zu vermeiden. Deine Rolle besteht darin, Dein strategisches Fachwissen und Deine Intuition zu nutzen, um herauszufinden, welche Methoden an welcher Stelle am besten verwendet werden können, um Aufgaben und Projekt zu formulieren und kreative Ergebnisse zu inspirieren.

Jutta Schweiger